La convocazione dell’assemblea dei soci rappresenta un passaggio fondamentale per il corretto funzionamento delle Associazioni Sportive Dilettantistiche (ASD) e delle Società Sportive Dilettantistiche (SSD).
Si tratta di un momento di partecipazione, trasparenza e controllo, indispensabile per garantire la regolarità della vita associativa e la conformità alle normative fiscali e statutarie.
Quando convocare l’assemblea dei soci
In genere, l’assemblea viene convocata una volta all’anno per:
- Approvare il bilancio consuntivo;
- Deliberare sul bilancio preventivo, se redatto;
- Procedere, se necessario, all’elezione dei nuovi organi sociali alla scadenza del mandato.
Possono essere inoltre convocate assemblee straordinarie per:
- Modificare lo statuto;
- Deliberare su questioni di particolare importanza per l’ente sportivo.
Perché la convocazione sia valida, deve avvenire almeno 15 giorni prima della data fissata, salvo diverse disposizioni previste dallo statuto dell’associazione.
Modalità di convocazione: differenze tra SSD e ASD
Per le SSD
La convocazione può avvenire tramite:
- Lettera raccomandata;
- Posta elettronica certificata (PEC);
- Consegna a mano, con firma per ricevuta (utile come prova documentale).
Inoltre, se tutti i soci sono presenti e dichiarano di essere stati informati sull’ordine del giorno, l’assemblea può considerarsi valida anche in assenza di convocazione formale.
Per le ASD
Le ASD, pur adottando modalità più semplici, devono prestare attenzione a garantire la tracciabilità della convocazione.
Le modalità più comuni sono:
- Affissione in bacheca presso la sede dell’associazione;
- Pubblicazione sul sito web ufficiale dell’ASD.
Il problema principale riguarda la prova dell’avvenuta convocazione, che può essere richiesta in sede di verifica o contenzioso.
Per questo è consigliabile utilizzare strumenti che lascino traccia certa, come:
- Invio tramite PEC;
- E-mail con ricevuta di lettura.
Chi può contestare la convocazione e perché
L’effettiva convocazione dell’assemblea può essere oggetto di verifica o contestazione da parte di:
- Un socio escluso dalla discussione o dalla votazione sul bilancio, che desiderava partecipare;
- Agenzia delle Entrate o Guardia di Finanza, in sede di controllo fiscale o amministrativo, per accertare la regolarità delle procedure.
Il diritto di controllo dei soci è un principio cardine della vita associativa: tutela la trasparenza e consente di verificare la corretta gestione dell’ente da parte degli amministratori.
Come può il CDA tutelarsi da possibili contestazioni
Il Consiglio di Amministrazione (CDA) può ridurre il rischio di contestazioni adottando accorgimenti pratici, oltre al rispetto formale dello statuto.
Ecco alcune buone pratiche:
- Inviare e-mail agli associati per ricordare la convocazione e promuovere la partecipazione;
- Pubblicare l’avviso anche sui canali social dell’associazione;
- Per chi dispone di un sito web, replicare l’affissione fisica anche in una bacheca digitale, creando una traccia consultabile nel tempo.
Queste misure rafforzano la trasparenza e la legittimità delle delibere adottate.
Contenuti obbligatori della convocazione
Ogni convocazione deve indicare in modo chiaro:
- Data, ora e luogo dell’assemblea;
- Ordine del giorno, con l’elenco preciso degli argomenti da trattare.
Fac-simile di convocazione assemblea ordinaria
In data ………………., alle ore ……., presso la sede sociale in ………… – via ………………………., è convocata l’assemblea ordinaria dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ……………, per discutere e deliberare sui seguenti punti all’ordine del giorno:
- Approvazione del bilancio o rendiconto chiuso al 31/12/2024 (e della relativa relazione del Presidente sulla gestione, se prevista);
- Approvazione del bilancio preventivo per l’anno 2025 (se redatto);
- Varie ed eventuali.
Nel caso non si raggiungesse il quorum necessario, l’assemblea ordinaria è indetta in seconda convocazione per il giorno ……….. alle ore ……., presso la stessa sede sociale.
Cordiali saluti,
Il Presidente
Perché la corretta convocazione è così importante
Una convocazione redatta in modo corretto:
- Garantisce la validità delle delibere;
- Previene contestazioni tra i soci;
- Tutela l’associazione da rilievi fiscali o amministrativi;
- Rappresenta un elemento essenziale di trasparenza e buona governance.
La gestione accurata di questi aspetti rafforza la credibilità dell’associazione o società sportiva e ne assicura la piena regolarità operativa.
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